Il Libro Unico del Lavoro: breve guida e soluzioni ai quesiti più frequenti.

Nonostante questo strumento sia operativo dal 2008, ancora oggi molte persone hanno diversi dubbi e perplessità, in materia.

Approfitto, dunque, delle numerose domande che mi sono state fatte , per scrivere questa breve guida sull’argomento, contenente le problematiche principali, ed alcuni casi particolari.

IL   CONTENUTO  DEL LUL

Con il D.lgs. 112/2008 sono stati abrogati i libri matricola e paga, e, conseguentemente, istituito il L.U.L., Libro Unico del Lavoro.

In questo libro devono essere registrati tutti i lavoratori (tranne i coadiuvanti di impresa familiare, ed i soci lavoratori di società; il LUL è obbligatorio,invece,  anche per i co.co.pro o collaborazioni a progetto, per  i lavoratori a domicilio, i somministrati ed i distaccati,  e per gli associati in partecipazione).

Non è obbligato alla tenuta del L.U.L. il datore di lavoro domestico (quindi, niente libro unico per colf/badanti/collaboratori domestici di varia tipologia).

Nel L.U.L. devono essere indicati:

• i dati del lavoratore;
• matricola/qualifica/inquadramento;
• prospetti paga mensili;
• calendario presenze (i dati paga e presenze devono essere registrati entro il 16 del mese successivo).

Le annotazioni relative alla presenza o assenza dei lavoratori devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda tenuta anche separatamente dal libro unico. L’obbligo di annotazione delle giornate di assenza che hanno riflessi su istituti legali o prestazioni previdenziali, vale anche in riferimento ai collaboratori coordinati e continuativi, anche a progetto. 

ELABORAZIONE E CONSERVAZIONE

Prevalentemente, il L.U.L. è tenuto con modalità informatiche (vi sono diversi software ad hoc, in commercio, di varie case produttrici, come Zucchetti, Inaz, Buffetti, CSS, Osram, Iubar…): in questo caso, dato che trattasi di documenti non modificabili, non è necessaria la vidimazione dell’Inail, foglio per foglio,  ma è sufficiente la comunicazione preventiva alla DTL (la Direzione Territoriale del Lavoro) via email , fax  o raccomandata.

Alle società di software è rilasciato, poi, un ulteriore numero di autorizzazione preventiva, che viene riportato in ogni foglio.

Può essere tenuto anche con: 

• elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’INAIL, in sede di stampa del modulo continuo; 
• stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica;

Qualunque sia il sistema di conservazione ed elaborazione del libro unico adottato dal datore di lavoro, resta fermo l’obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio che compone il documento, una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati. Il LUL può essere tenuto dall’impresa, da un CAF o da un Consulente del lavoro (che è obbligato a formalizzare incarico o cessazione entro 30 giorni, ed a comunicare all’INAIL l’elenco datori assistiti, tramite “punto cliente Inail”, nei servizi online per gli utenti registrati al sito dell’Inail).

Per tali soggetti, che sono abilitati dalla legge n. 12/1979, in fase di stampa sul libro unico del lavoro devono essere riportate obbligatoriamente due autorizzazioni.

La prima, rilasciata per la tenuta della numerazione unitaria ( che è rappresentata da un nuovo numero rispetto a quello già in possesso),è attribuita dal software dell’INAIL, una volta comunicato l’elenco delle aziende assistite.

La seconda autorizzazione da riportare è, invece,  quella rilasciata alle società di software.

Per quanto concerne le modalità di tenuta, è possibile conservare una stampa riepilogativa dei numeri assegnati in ciascun mese (adempimento previsto in passato come obbligatorio dal decreto ministeriale 30 ottobre 2002, ora abrogato), oppure conservare copia del libro unico, anche in formato pdf, su CD , senza la necessità della marca temporale.

Bisogna ricordare, inoltre, che elaborazione e conservazione, o tenuta, costituiscono due momenti distinti: ad esempio, io, datore, potrò conservare nella mia azienda il LUL, anche se questo è stato elaborato e stampato dal mio Consulente del lavoro, quando al professionista non è stata delegata anche la tenuta.

                                            
CASI PARTICOLARI

Per chi paga il personale alla fine del mese lavorativo, è possibile stampare il 27 i dati retributivi ed entro il 16 del mese successivo il calendario delle presenze.

Il Libro Unico deve contenere, in ogni caso, la specifica annotazione relativa al parziale differimento dei dati valorizzati. In caso di Libro Unico con layout unitario (retribuzioni e presenze sul medesimo foglio) sarà possibile alternativamente: stampare con numerazione i dati retributivi senza il calendario delle presenze (lasciato in bianco) e successivamente stampare, sempre con numerazione, il solo calendario presenze (senza retribuzioni); oppure, stampare un “prospetto di paga” non numerato per l’erogazione dello stipendio e in seguito stampare, entro il 16 del mese successivo, il Libro Unico completo dei dati retributivi e del calendario delle presenze (ovviamente riportando nel Libro Unico i medesimi dati retributivi contenuti nel prospetto paga). L’impresa che usufruisce della Cassa Integrazioni Guadagni Straordinaria,  con pagamento diretto del trattamento di integrazione da parte dell’INPS, è tenuta ad iscrivere nel Libro Unico i dipendenti interessati, ed a elaborare un foglio paga con l’indicazione della corresponsione dell’ammortizzatore da parte dell’ente.

LE SANZIONI IN MATERIA DI L.U.L.

Per mancata istituzione del LUL in azienda: fino a 2.500€;

per infedele registrazione: fino a 3.000€;

per registrazione tardiva: 1500€;

per mancata esibizione: fino a 2.000€ (3.000€ per recidiva);

per omessa esibizione LUL, da parte del CDL/commercialista/CAF: 1.000€

Per mancata conservazione (fino a 5 anni dall’ultima registrazione): 600€.

Si tratta di sanzioni amministrative.

Dott.ssa Noemi Secci (Consulente del Lavoro)


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