L'ABC della fattura elettronica e digitale

Nonostante il notevole sviluppo tecnologico in campo amministrativo, che offre modalità sempre più innovative nell'emissione, gestione e conservazione dei documenti, ancora oggi regna molta confusione riguardo a fatture e documentazione in formato elettronico. Basti pensare che molte persone, quando ricevono una fattura in formato word via email, sono convinte di aver ricevuto una fattura elettronica, nel senso proprio del termine. Con l'intento di far chiarezza sulla differenza tra documenti/fatture elettroniche, analogiche e digitali, ho quindi scritto questa breve guida, facilmente comprensibile anche da chi è a digiuno di nozioni informatiche, fiscali ed amministrative.

Innanzitutto, dobbiamo capire la differenza tra documento informatico ed analogico.

DOCUMENTO INFORMATICO: è un insieme di bit (simboli binari) deve essere INTERPRETATO da un sistema di elaborazione dati.

DOCUMENTO ANALOGICO: si tratta di un'entità, materializzata su supporti di vario tipo e genere (come carta/pellicola fotografica/nastro magnetico); non deve essere interpretato, ma solo riprodotto, per la sua lettura non è necessaria alcuna elaborazione informatica.

Il documento analogico è trasformato in DOCUMENTO DIGITALE mediante l'acquisizione della relativa immagine (ad esempio mediante uno scanner, con un software che converta l'immagine in bit).

Approfondiamo ora le caratteristiche che un DOCUMENTO INFORMATICO deve necessariamente possedere.

La normativa lo qualifica come una rappresentazione informatica di atti/fatti/dati giuridicamente rilevanti. Deve essere: i) statico ed immodificabile; ii) emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica (per garantire l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità); iii) su richiesta, deve essere reso leggibile e disponibile su supporto cartaceo, o ancora esibito per via telematica, per esigenze di controllo; iv) memorizzato su un supporto che garantisca l'ordine cronologico; v)consentire funzioni di ricerca ed estrazione informazioni, utilizzando come criteri nome/cognome/denominazione, Codice Fiscale, partita Iva, Data.

Analizziamo, ora, le tre diverse modalità di conservazione della documentazione. MEMORIZZAZIONE: trasposizione, su qualsiasi idoneo supporto, attraverso una procedura di elaborazione, di documenti analogici o informatici. ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: memorizzazione,su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, univocamente identificati con un codice di riferimento (antecedente al processo di conservazione);l'archiviazione elettronica è eventuale ed antecedente, rispetto alla conservazione in senso stretto dei documenti informatici. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI: memorizzazione, su supporti ottici o comunque idonei, della documentazione, che termina con sottoscrizione elettronica e marcatura temporale sui documenti o sul loro insieme. Soffermiamoci, adesso, sul significato di tre termini che spesso vengono fraintesi. DEMATERIALIZZARE-DIGITALIZZARE: significa trasformare un documento da analogico a digitale (ad esempio, come descritto sopra, con la scansione). CONSERVARE DIGITALMENTE: organizzare un archivio gestibile da un sistema informatico (ovvero organizzare files in cartelle, e creare un database mediante un programma di gestione, per poter effettuare ricerche immettendo campi chiave). CONSERVARE SOSTITUTIVAMENTE: si tratta di una modalità che si evolve secondo la normativa, incentrata su due formalità: firma digitale e marcatura temporale. La loro apposizione garantisce: immodificabilità, certezza d'identità, data ed ora della generazione. Chiarite queste nozioni fondamentali, sarà facile comprendere le differenze tra fattura elettronica e analogica. FATTURA ANALOGICA: ha le stesse caratteristiche del documento analogico. Generalmente, è creata con un programma di videoscrittura, come Word, convertita in PDF ed inviata via email; può essere stampata e custodita su supporto cartaceo, oppure può usufruire della conservazione sostitutiva (ovvero elettronica), come la fattura elettronica. FATTURA ELETTRONICA: ha le stesse caratteristiche del documento informatico. L'emittente ha obbligo di emissione e conservazione in formato elettronico (cioè, sostitutivo). Il ricevente, invece, ha l'obbligo di conservazione elettronica solo se ha fornito il suo consenso a ricevere le fatture in tale formato; in questo caso, sarà obbligato alla conservazione sostitutiva per tutte le fatture, in virtù del principio di omogeneità nelle modalità di conservazione. Quale che sia la modalità, si dovrà osservare, ovviamente, l'ordine cronologico. 

Dott.ssa Noemi Secci

Consulente del Lavoro

consulenzalavorofisco.blogspot.it

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